U dient als werkgever vanaf 1 januari 2006 elke periode een loonaangifte naar de Belastingdienst te verzenden. De loonaangifte kunt u aanmaken en verwerken via menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte].
Wanneer u op de knop 'Filter' klikt komt het filter naar voren. U kunt het opgegeven traject uit het eerste scherm hierin wijzigen.
Filter
Met deze knop kunt u de selectiemogelijkheden verbergen en/of zichtbaar maken in het scherm.
Wissen
Wanneer u de ingegeven selectie wilt verwijderen, kunt u deze knop gebruiken. Deze knop is enkel te zien, wanneer het filter in gebruik is. U ziet dan ook de tekst 'In gebruik' achter de knop 'Wissen' staan.
Kostenplaats
In dit veld kunt u een kostenplaats of een traject van kostenplaatsen selecteren.
Medewerker
In dit veld kunt u een traject van medewerkers of één medewerker selecteren.
Aangifte
In dit veld kunt u aanvinken welke aangiften getoond dienen te worden. Als u alleen aangiften wilt zien die verwerkt zijn, dan kunt u de optie 'Verricht' aanvinken. Wilt u alleen aangiften zien die zijn aangemaakt, maar nog niet zijn verwerkt, dan kunt u de optie 'Niet verricht' aanvinken. Als u alle aangiften, aangemaakt en/ of verwerkt, wilt zien, dan kunt u de optie 'Alle' aanvinken. Standaard is de optie 'Alle' aangevinkt.
Loonjaar
In dit veld kunt u het loonjaar selecteren. Standaard is het standaard loonjaar uit de salarisinstellingen geselecteerd.
Aangifteperiode
U kunt hier een selectie maken op één aangifteperiode, een traject van aangifteperiode of alle aangifteperioden. Standaard is 'Alle' geselecteerd.
Groepeer op
In deze twee velden kunt u de resultaten groeperen. Als u het linker 'Groepeer op'-veld op 'Geen' zet, dan kunt u het rechter 'Groepeer op'-veld niet benaderen. Standaard staan deze velden gegroepeerd op 'Loonheffingennummer' en 'Aangifteperiode'.
De volgende velden zijn zichtbaar als u op de knop
heeft geklikt.
Loonheffingennummer
In dit veld kunt u een loonheffingennummer selecteren. Per werkgever wordt een loonheffingennummer getoond. U kunt de loonheffingennummers bij de werkgevers definiëren via menu [Salaris, Componenten, Onderhouden].
Volgnummer
In dit veld kunt u een selectie maken op het volgnummer van de aangiften.
Sectie Soort aangifte
In deze sectie kunt u aangeven welke typen aangiften u wilt zien. Er zijn drie typen aangiften.
Volledig
Een volledige aangifte maakt u aan als u een aangifteperiode voor de eerste keer gaat aangeven. Zowel de werkgevergegevens, de berekende premies als de werknemergegevens worden in de aangifte meegenomen.
Aanvulling
Een aanvullende aangifte verstuurt u wanneer slechts een aantal werknemergegevens onjuist waren bij de ingezonden volledige aangifte over de aangifteperiode. Een aanvullende aangifte dient verzonden te worden naar de Belastingdienst binnen het verstrijken van het aangiftetermijn.
Correctie
Een correctie-aangifte kunt u aanmaken wanneer een correctieverplichting
aan u is opgelegd of wanneer u zelf na de aangiftetermijn constateert dat de
verzonden volledige of aanvullende aangifte fouten bevat. Een
correctie-aangifte dient samen met een volledige of aanvullende aangifte
verstuurd te worden wanneer het een correctie in het huidige loonjaar
betreft. Wanneer u een correctie-aangifte aanmaakt over een vorig loonjaar
dan moet deze los verwerkt en verzonden worden.
Sectie Afdrukken
Type overzicht
In deze sectie kunt u aangeven of u een verkort of een uitgebreid overzicht wil opvragen van de geselecteerde loonaangifte. Met behulp van de knop 'Afdrukken' kunt u een overzicht opvragen. Als u kiest voor de optie 'Uitgebreid', worden alle delen van de loonaangifte getoond. Kiest u voor de optie 'Verkort', dan wordt het nominatieve gedeelte van de loonaangifte niet getoond. Standaard is als type overzicht 'Uitgebreid' geselecteerd.
Lay-out
Hier kunt u aangeven of u als lay-out de XML weergave wilt gebruiken of de Exact weergave. Wilt u de XML weergave gebruiken, dan dient u de optie ‘Belastingdienst’ te selecteren. Wilt u niet de XML weergave, dan dient u de verslagoptie ‘Exact’ te selecteren.
Onder het filter en trajectgegevens worden de regels getoond van de loonaangiften die reeds zijn aangemaakt en/of verwerkt.
Afhankelijk van de 'groepeer op'-opties ziet u de hier kolommen staan.
Het volgnummer dat wordt getoond is een intern volgnummer. Bij de eerste aangifte is dit standaard 0, u kunt bij het aanmaken van de loonaangifte een ander intern volgnummer ingeven.
Rijen
Onder de regels van de loonaangiften kunt u op de knop
klikken. Tevens wordt getoond hoeveel rijen naar getoond worden in het scherm.
Als u op de knop
klikt, wordt van de geselecteerde loonaangifte(n) de bedragen getoond. Wanneer u geen loonaangifte heeft geselecteerd, dan worden de bedragen van alle getoonde loonaangiften bij elkaar opgeteld.
Actualiseren
Met behulp van deze knop kunt u het scherm actualiseren. U dient deze knop altijd te gebruiken als u de selectiecriteria gewijzigd heeft.
Zoomen
U kunt inzoomen op de geselecteerde loonaangifte met behulp van deze knop. In een volgend scherm wordt de gedetailleerde informatie getoond, bijvoorbeeld per medewerker een regel. Afhankelijk van de opties waarop u gegroepeerd heeft wordt dit scherm ziet u de gedetailleerde informatie.
Medewerker
Deze knop is actief wanneer er gegroepeerd is op medewerker en u heeft een medewerkerregel geselecteerd. Het onderhoud van de medewerker uit menu [Salaris, Personeel, Onderhouden] opent u met behulp van deze knop.
Rubrieken
Middels deze knop kunt u de aangifte rubrieken onderhouden.
Afdrukken
Een overzicht van de geselecteerde loonaangifte kunt u opvragen met behulp van deze knop. Afhankelijk van het type overzicht wordt een uitgebreid of een verkort overzicht getoond.
In het overzicht worden op de regels 'Foutmeldingen' en 'Waarschuwingen' foutmeldingen en waarschuwingen gegeven die betrekking op deze loonaangifte. U kunt hierbij denken aan een melding dat bij een medewerker geen adresgegevens zijn ingevuld.
Exporteren
Met behulp van deze knop kunt u de regels die in het scherm getoond worden exporteren naar Microsoft Excel. In Microsoft Excel kunt u het overzicht afdrukken en eventueel bewerken.
Historie
Een overzicht van de verwerkte loonaangiften kunt u opvragen
middels deze knop.
Het aantal rijen dat getoond wordt is zichtbaar in de regel 'Rijen' onderaan het scherm.
Verwijderen
Als u een loonaangifte heeft verwerkt, maar nog niet heeft verzonden naar de Belastingdienst dan zou u deze kunnen verwijderen. Dit is echter alleen mogelijk via deze knop in het historie scherm. Wanneer u een loonaangifte heeft verzonden naar de Belastingdienst, dan kunt u deze loonaangifte ook via dit menupad verwijderen. Wij raden u dat echter af. Op die manier kunt u de reeds verzonden aangifte niet meer bekijken, mocht dat nodig zijn.
Sluiten
Met behulp van deze knop sluit u het huidige scherm en keert u terug naar het vorige scherm.
Aanmaken
Het verzenden van de loonaangifte bestaat uit vier stappen, het aanmaken van de loonaangifte, het controleren van de loonaangifte, het verwerken van de loonaangifte en het verzenden van de loonaangifte. Met behulp van deze knop kunt u de loonaangifte aanmaken.
Het scherm met de volgende velden wordt dan getoond:
Sectie Traject
Loonjaar
In dit veld kunt u het loonjaar selecteren. Standaard is het loonjaar geselecteerd die u in het vorige scherm heeft opgegeven.
Loonheffingennummer
In dit veld kunt u een loonheffingennummer selecteren. Per werkgever wordt een loonheffingennummer getoond. U kunt de loonheffingennummers bij de werkgevers definiëren via menu [Salaris, Componenten, Relatienummer]. Standaard is het loonheffingennummer geselecteerd die u in het vorige scherm heeft opgegeven.
Kostenplaats
In dit veld kunt u een kostenplaats of een traject van kostenplaatsen selecteren. Standaard is hier de criteria ingevuld die u in het vorige scherm in het veld 'Kostenplaats' heeft opgegeven.
Medewerker
In dit veld kunt u een traject van medewerkers of één medewerker selecteren. Standaard is hier de criteria ingevuld die u in het vorige scherm in het veld 'Medewerker' heeft opgegeven.
Sectie Aangifte
Frequentie
In dit veld kunt u de aangiftefrequentie aangeven. U heeft hier de keuze uit maandelijks, elke vier-weken, halfjaarlijks en jaarlijks. Standaard wordt hier als frequentie 'Maandelijks' weergegeven.
Tijdvak
Hier kunt u aangeven over welk tijdvak u aangifte wilt doen. Afhankelijk van de frequentie die u heeft geselecteerd heeft u de keuze uit 1 t/m 12 (bij frequentie 'Maandelijks'), 1 t/m 13 (bij frequentie 'Elke vier-weken') en 1 t/m 2 (bij frequentie 'Halfjaarlijks). Als u als frequentie 'Jaarlijks' heeft geselecteerd is dit veld niet benaderbaar. Dan wordt standaard als tijdvak 1 gebruikt.
Type
Er zijn drie typen loonaangiften, volledig, aanvullend en correctie. In dit veld kunt u aangeven welk type aangifte u wilt aanmaken.
Volledig
Een volledige aangifte maakt u aan als u een aangifteperiode voor de eerste keer gaat aangeven. Zowel de werkgevergegevens, de berekende premies als de werknemergegevens worden in de aangifte meegenomen.
Aanvulling
Een aanvullende aangifte verstuurt u wanneer slechts een aantal werknemergegevens onjuist waren bij de ingezonden volledige aangifte over de aangifteperiode. Een aanvullende aangifte dient verzonden te worden naar de Belastingdienst binnen het verstrijken van het aangiftetermijn.
Correctie
Een correctie-aangifte kunt u aanmaken wanneer een
correctieverplichting aan u is opgelegd of wanneer u zelf na de
aangiftetermijn constateert dat de verzonden volledige of aanvullende
aangifte fouten bevat. Een correctie-aangifte dient samen met een volledige
of aanvullende aangifte verstuurd te worden wanneer het een correctie in het
huidige loonjaar betreft. Wanneer u een correctie-aangifte aanmaakt over een
vorig loonjaar dan moet deze los verwerkt en verzonden worden.
Sectie Overige bedragen
Afdrachtsvermindering S&O
In dit veld kunt u de afdrachtsvermindering S&O invullen. Als u een aanvullende of correctie op de loonaangifte aanmaakt over een periode waarin de afdrachtvermindering S&O is meegenomen, dient u het juiste bedrag voor afdrachtvermindering S&O ook in te geven bij het aanmaken van een aanvulling of correctie op de loonaangifte.
De knoppen
Onderaan het scherm staan de knoppen 'Start' en 'Sluiten'.
Start
Als u op deze knop klikt maakt u de loonaangifte aan. De
loonaangifte komt dan naar voren in het vorige scherm en kunt u een verslag
opvragen van de loonaangifte met behulp van de knop 'Afdrukken'. De
loonaangifte is dan nog niet verwerkt en ook niet verzonden naar de
Belastingdienst. Als de loonaangifte is aangemaakt verschijnt de melding
"Aangifte aangemaakt". Met de knop 'OK' kunt u het venster van deze melding sluiten.
Sluiten
Wanneer u op deze knop klikt wordt het scherm gesloten. Er wordt dan geen loonaangifte aangemaakt. U komt terug in het vorige scherm.
Controleren
Met behulp van deze knop start u de controles loonaangifte op. Als u eerst de aangemaakte loonaangifte selecteert kunt u daarna de controles loonaangifte opstarten. De controles 'Medewerkers die nog niet zijn toegewezen aan een loonaangifte' en 'Verwerkte salarisboekingen die nog niet zijn toegewezen aan een loonaangifte' kunt u nu aanvinken.
Verwerken
De aangemaakte loonaangifte kunt u middels deze knop verwerken. De loonaangifte wordt na het verwerken niet automatisch verzonden naar de Belastingdienst. Dat kunt u doen via
Verzenden via Digipoort
Loonheffingennummer
In dit veld wordt het loonheffingennummer getoond van de geselecteerde loonaangifte die reeds aangemaakt, maar nog niet verwerkt is. Dit veld is informatief en kunt u om die reden niet wijzigen.
Inhoudingsplichtige
In dit veld wordt de inhoudingsplichtige getoond. Dit is de naam van de werkgever van de geselecteerde loonaangifte die reeds is aangemaakt, maar nog niet is verwerkt. Dit veld is informatief en niet wijzigbaar.
Aangifteperiode
In dit veld wordt de aangifteperiode getoond. Dit is de aangifteperiode van de geselecteerde loonaangifte die reeds is aangemaakt, maar nog niet is verwerkt. Dit veld is informatief en niet wijzigbaar.
Soort
In dit veld wordt de aangiftetype getoond. Dit is de aangiftetype van de geselecteerde loonaangifte die reeds is aangemaakt, maar nog niet is verwerkt. Dit veld is informatief en niet wijzigbaar.
Volgnummer in periode
Het nummer dat u hier ziet staan is het interne volgnummer. Dit volgnummer wordt niet doorgegeven aan de Belastingdienst.
Sectie Aangiftegegevens
Volgnummer inzending
In dit veld kunt u het volgnummer van de inzending ingeven. Voor de eerste inzending komt standaard 1 te staan.
Aanlevering
In dit veld kunt u de aanlevering selecteren. U heeft de keuze uit 'Elektronisch' 'Ander kanaal' en 'CreAim Das'. In de meeste gevallen zal de optie 'Elektronisch' gebruikt worden aangezien u vanaf 1 januari 2006 verplicht bent om de loonaangifte elektronisch naar de Belastingdienst te verzenden. Wanneer u de aangifte naar CreAim's Digitale Aangifte Service wilt versturen dient u de optie 'CreAim Das' te selecteren. In dat geval dient u tevens de velden 'URL CreAim' en 'Certificaatnaam CreAim' te vullen.
Bestandenpad
In dit veld kunt u het bestandenpad opgeven waar het aangiftebestand geplaatst dient te worden. Dit veld is alleen actief wanneer u in het veld 'Aanlevering' heeft gekozen voor 'Ander kanaal'.
URL CreAim
Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Aanlevering' de optie 'CreAim Das' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de URL invullen die u van CreAim heeft ontvangen.
Certificaatnaam CreAim
Dit veld is alleen actief wanneer u bij 'Aanlevering' de optie 'CreAim Das' heeft geselecteerd. Om de aangifte te versturen naar CreAim dient op het werkstation van waar u de aangifte verwerkt een CreAim certificaat geïnstalleerd te zijn.
Intermediair
Met deze optie kunt u aangeven dat er sprake is van een intermediair. In dat geval dient u tevens het veld 'Kenmerk intermediair' te vullen.
Kenmerk intermediair
Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Intermediair' heeft aangevinkt. In dit scherm dient u het kenmerk van de intermediair op te geven. Dit betreft het loonheffingsnummer. Wanneer u een geldig nummer invult wordt dit bij de volgende keer dat u dit scherm opent automatisch voorgevuld.
Contactpersoon
In de loonaangifte dient ook een contactpersoon vermeldt te staan. De Belastingdienst kan contact opnemen met deze contactpersoon in geval van vragen. De contactpersoon dient als werknemer in de administratie aanwezig te zijn.
Telefoonnummer
In dit veld wordt het telefoonnummer van de geselecteerde contactpersoon getoond. Standaard wordt het telefoonnummer dat is ingevuld in sectie 'Dienstverband' in het onderhoud van de contactpersoon gevuld. Als er geen telefoonnummer wordt voorgevuld, dan kunt u dit nummer zelf ingeven.
Sectie Betaling
Betaling aanmaken
Als u deze optie aanvinkt wordt een boeking voor de betaling aangemaakt. Er wordt dan een openstaande post gecreeerd. Standaard is deze optie niet aangevinkt.
Memoriaal
In dit veld kunt u een memoriaaldagboek selecteren. In dit dagboek wordt de betalingsboeking aangemaakt. Dit veld is alleen actief als de optie 'Betaling aanmaken' is aangevinkt.
Crediteurenrekening
In dit veld kunt u de crediteurenrekening selecteren. Als een betalingsboeking wordt aangemaakt, dan wordt het bedrag opgeboekt op deze rekening zodat er een openstaande post ontstaat voor de crediteur die in het veld 'Belastingdienst' in het onderhoud van de betreffende relatienummer is geselecteerd. Dit veld is alleen actief als de optie 'Betaling aanmaken' is aangevinkt.
Betalingsdatum
In dit veld kunt u de betalingsdatum opgeven. Dit veld is alleen actief als de optie 'Betaling aanmaken' is aangevinkt.
Onderaan het scherm staan de knoppen 'OK' en 'Sluiten'.
OK
Als u op deze knop klikt verschijnt het volgende scherm.
In dit scherm kunt u correctie-aangifte(n) selecteren. Een correctie-aangifte dient samen met een volledige of aanvullende aangifte verwerkt en verzonden worden naar de Belastingdienst.
Nadat u de correctie-aangifte selecteert, of als u geen correctie-aangifte wilt verwerken en verzenden met deze loonaangifte, dan kunt u op de knop 'Start' klikken. De loonaangifte wordt dan verwerkt.
Als de loonaangifte succesvol is aangemaakt verschijnt de volgende melding
"Met succes afgehandeld"
Sluiten
Als u op deze knop klikt wordt de loonaangifte niet verwerkt, wordt dit scherm gesloten en komt u terug in het vorige scherm.
Verwijderen
U kunt aangemaakte loonaangiften verwijderen middels deze knop. U dient hiervoor de loonaangifte te selecteren en daarna op deze knop te klikken. Als de loonaangifte al verwerkt is, dan is het niet mogelijk om de loonaangifte te verwijderen middels deze knop. Reeds verwerkte loonaangiften kunt u verwijderen middels de knop 'Verwijderen' die u kunt benaderen via de knop 'Historie' in dit scherm.
Sluiten
Wanneer u op deze knop klikt wordt het scherm gesloten. Er wordt dan geen loonaangifte aangemaakt. U komt terug in het vorige scherm.